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山西省国土资源厅重大活动、重要会议档案归档管理办法

阳泉市政府 www.yq.gov.cn 2018-11-08 00:00

山西省国土资源厅办公室关于印发《山西省 

国土资源厅重大活动 重要会议 

档案归档管理办法》的通知 

  

各市国土资源局,厅机关各处(室)、厅属各事业单位,山西转型综改示范区土地管理局: 

   《山西省国土资源厅重大活动、重要会议档案归档管理办法》 已经2018年第6次厅务会审议通过,现印发你们,请遵照执行。 

  

  

                     山西省国土资源厅办公室 

                         2018年4月11日 

 

 

 

 

山西省国土资源厅 

重大活动重要会议档案归档管理办法 

  

为加强我厅重大活动、重要会议档案的管理,确保重大活动、重要会议档案的齐全、完整、真实和安全,根据《山西省重大活动档案管理办法》等有关规定,结合我厅实际,制定本办法。 

第一条  重大活动、重要会议档案管理的基本原则是“谁形成谁保管,谁形成谁归档,谁主办谁负责”。 

   (一)厅重大活动、重要会议主要包括: 

    1.省级及以上重要领导在我厅视察、调研、指导工作等; 

    2.省内外著名学者、社会知名人士来我厅参观、访问、演讲、讲学等; 

    3.厅领导出席的各类重要公务活动; 

    4.厅及厅机关处室主办、承办的省内外学术交流、研讨会; 

    5.厅及厅机关处室主办、承办的重大庆典和重要纪念活动; 

    6.厅干部职工参加并获奖的省内外具有重大影响力的比赛活动; 

7.对我厅具有重大影响的各类突发性事件的应对处置活动; 

8.参与全省改革、发展、民生等专项或者综合性工作的活动。 

   (二)厅重大活动、重要会议档案,是指在上述活动过程中所形成的具有保存价值的文字、图表、音像、数据、实物及其他形式的原始记录。 

第二条  厅重大活动与重要会议形成的档案属厅所有,任何部门和个人不得拒交、擅自销毁或据为已有。 

厅重大活动与重要会议档案的归档范围包括: 

   (一)重大活动、重要会议的请示、批复、活动方案、会议议程、工作报告、领导讲话、会议成果、会议记录、宣传报道、题词等重要文字材料; 

   (二)记录重大活动、重要会议现场内容的照片、光盘、录音、录像带等音像材料及其文字说明; 

   (三)在外出公务活动中或重大庆典上所获赠的重要礼品、贺书等实物档案; 

   (四)在重要比赛中获得的证书、奖状、奖杯、奖牌; 

   (五)其它具有历史参考价值的材料。 

    第三条 厅办公室是厅档案管理工作的职能部门,负责督促、指导、检查厅重大活动、重要会议档案材料的积累、整理和归档工作,以及重大活动、重要会议档案的利用工作。 

    第四条  重大活动、重要会议的主办或承办处室均是档案的责任单位,负责重大活动、重要会议档案的收集、立卷、归档工作。两个以上处室联合承办的重大活动、重要会议,归档工作由主办处室负责。 

    第五条  厅重大活动与重要会议启动前20个工作日内,主办或承办处室应填写《重大活动档案管理申报表》报厅办公室,并由厅办公室向省档案局提出申报。主办或承办处室会同厅办公室商定重大活动、重要会议档案的收集范围与预立卷方案,明确档案材料管理的负责人。厅办公室应与重要活动、重要会议的主办、承办处室保持密切联系,及时掌握与跟踪重大活动与重要会议的最新进展,并及时向主办或承办处室提供档案归档的业务指导。 

    第六条  主办或承办处室应在重大活动与重要会议结束30天内,对文件材料进行归档并按要求移交厅综合档案室。因特殊原因需延期移交档案的,须经分管档案厅领导同意。对因保管条件恶劣或其它原因可能导致档案严重损毁和不安全的,厅办公室可提前接收,并对移交档案处室提出完善措施。 

    第七条  所归档的文件材料必须严格按照立卷要求,遵循文件材料的形成特点和规律,确保重大活动、重要会议档案资料收集齐全、完整、准确、系统,整理符合标准规范。照片、录音、录像和电子文件必须图像清晰,声音清楚,并必须附有重大活动与重要会议的时间、地点、人物、事由等相关文字说明。 

    第八条  厅办应对归档的文件材料进行检查验收,确认符合要求后,填写移交清单一式两份。交接双方签字盖章,各持一份,以示负责。 

 第九条  本办法自印发之日起实行。