阳泉市人民政府办公室

阳泉市人民政府办公厅关于印发阳泉市政府办公厅档案管理达标实施方案的通知
发布日期:2013-03-15 发布机构:政府办公厅

阳泉市人民政府办公厅

关于印发阳泉市政府办公厅档案管理达标

实施方案的通知

市政府办公厅各科室,所属各单位:

  《阳泉市政府办公厅档案管理达标实施方案》已经市政府办公厅同意,现印发给你们,请认真遵照执行。

  阳泉市人民政府办公厅

  20131月9

阳泉市政府办公厅档案管理达标实施方案

  为进一步促进档案工作科学化规范化管理,提高档案管理工作水平,政府办公厅于今年开展档案管理达标工作,结合现有工作实际,特制定实施方案如下:

  一、指导思想

  围绕政府办公厅中心工作,进一步加强档案管理的制度建设、基础业务建设、信息化建设,推动档案工作健康有序开展,使政府办公厅档案管理工作逐步走向制度化、规范化、标准化的轨道,提高档案工作为领导决策和中心工作服务的能力。

  二、工作依据及目标

  以《中华人民共和国档案法》和《山西省档案管理条例》为法律依据,以《山西省机关档案工作和定级、升级办法》和《山西省机关档案工作目标管理考评标准》为标准,增强全体干部职工的档案意识,提高档案管理人员的综合素质,加强档案日常管理,建立长效机制,确保政府办公厅于今年6月档案管理工作达到省二级标准。

  三、组织领导

  为切实加强对档案达标工作的领导和管理,现成立档案管理达标领导组:

  组长:王明厚

  常务副组长:王建义

  副组长:刘占峰  王丽萍  王耀东  张东民杜衡茂

  赵成全史俊宝赵瑞翔  郑守忠  李安祥

  杨渭先李建平

  成员:陈波乔军华孙铁玲刘鸿钢郁红

  陶文平王晓杨桂青张瑞翟素梅

  武文玮高晓亮葛海霞

  领导组下设办公室,主要负责办公厅人员的统一协调、任务安排以及档案论证鉴定、工作经费保证等全局性工作,具体组织实施政府办公厅档案管理达标工作。

  四、档案管理范围

  (一)文书档案

  包括文件材料、收文、发文、总结、请示、报告、政策法规性材料、重要会议材料等。

  (二)科技档案

  包括基建档案和设备档案。基建档案中的项目书、施工图纸、审批文件、报告等资料;设备档案主要是交通设备和办公设备相关的材料等。

  (三)会计档案

  包括会计凭证、会计账簿、会计报告等。

  (四)声像档案

  包括重要照片、录像、录音等。

  (五)实物档案

  包括获得的各类奖项,如荣誉证书、奖牌、奖杯、奖旗、奖状等。

  五、文字材料的编写

  (一)档案管理达标申报材料

  1.申请报告

  2.自查报告

  (二)制定各项规章制度

  1.档案员岗位制度

  2.立卷归档制度

  3.档案保管制度

  4.档案保密制度

  5.档案利用制度

  6.档案销毁制度

  (三)《全宗卷》材料

  1.全宗介绍

  2.归档范围和保管期限表

  (四)编研材料

  1. 大事记

  2. 会议简介

  3. 组织沿革

  4.基础数据汇编

  (五)管理验证材料

  1.成立档案领导组文件

  2.年度工作计划、总结

  六、硬件设施整改

  按照档案管理达标的要求和标准,成立综合档案室,需配备档案柜、干粉灭火器、温湿度计、加湿器、小型文件消毒柜、吸尘器、空调、扫描仪、微机、移动硬盘、照相机、摄像机以及档案管理软件、防虫鼠药、档案盒、件皮、卷皮、订书机、订书针等设备物品。

  七、实施步骤

  (一)准备阶段(2013年1月—2月)

  1月:

  1.提高认识,召开动员大会

  召开政府办公厅档案管理达标工作动员会,安排部署档案管理达标工作。同时,要确定专职档案员和各科室、所属各单位的兼职档案员。

  2.加强学习,提高业务能力

  邀请市档案局专业人员对专兼职档案工作人员进行业务培训、学习,使档案人员的业务水平进一步提高,并对政府办公厅档案工作进行监督、指导。

  2月:

  1.确定归档标准,开展档案整理工作

  制定和完善《办公厅文件材料归档范围和保管期限表》等,为归档文件材料的收集整理提供参照依据和标准,各科室和所属各单位要按照归档范围和标准进行收集整理。

  (二)实施阶段(2013年3月—4月)

  3月:

  1.成立鉴定小组,严格档案论证鉴定

  成立政府办公厅档案鉴定小组,邀请市档案局专业人员参与,对各科室和所属各单位收集整理的各类档案资料,包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案及电子文档进行论证鉴定。

  2.完善基础设施,改善档案保管条件

  一是成立综合档案室,面积、位置、防护结构达到相关规定要求;二是配齐档案柜、微机、扫描仪等设备设施,达到档案室防尘、防光、防鼠、防火等要求。

  4月:

  1.制定完善各项档案管理制度

  根据国家、省、市等有关文件规定,结合政府办公厅工作实际,制定和完善归档、保管、保密、岗位、利用、销毁等档案规章制度。

  2.做好档案管理达标资料编研工作

  编写《全宗卷》材料(包括全宗介绍、自查报告、归档范围和保管期限表等)和编研材料(包括会议简介、组织沿革、大事记、基础数据汇编等)。

  3.档案规范入盒,按保存期限分类上柜

  各科室和所属各单位收集整理的各类档案经论证鉴定后,移交综合档案室,按要求和标准规范装入档案盒并分类上柜。

  (三)申报验收阶段(2013年5月—6月)

  5月:自查、申报

  1.自查

  各科室和所属各单位对照档案归档范围标准、逐项进行自查、查缺补漏。撰写归档自查报告等。

  2.申报

  编写档案管理达标申报材料,完善各类申报和验收材料,整理汇编成册,向档案部门正式申请验收评审。

  6月:验收

  6月前接受档案部门评审验收。

  八、工作任务分解

  (一)文书档案归档整理

  责任单位:各科室、所属各单位

  (二)实物、声像档案归档整理

  责任单位:各科室、所属各单位

  (三)会计档案归档整理

  责任人:郁红

  (四)科技档案归档整理

  责任单位:后勤中心

  (五)档案管理制度制订和完善

  责任单位:秘书五科

  (六)档案管理达标资料编研编写

  《全宗卷》材料(包括全宗介绍、自查报告、归档范围和保管期限表等)

  责任单位:秘书五科

  会议简介

  责任单位:办公室

  组织沿革

  责任单位:人事教育科

  大事记

责任单位:秘书五科

基础数据汇编

  责任单位:综合科

  九、工作要求

  (一)提高认识,高度重视

  开展档案管理达标工作,是适应档案工作发展,进一步夯实档案工作基础,是提高我办档案管理水平,工作效率的重要举措,全体干部职工都要高度重视此次档案管理达标工作,充分认识档案管理的重大意义,增强档案意识,自觉配合和支持档案管理达标工作。

  (二)各负其责,扎实推进

  档案管理达标工作周期大、头绪多、任务重,是一项复杂并系统的工程,涉及各科室和所属各单位,必须齐抓共管,密切配合才能完成。各科室和所属各单位负责人要认真学习,明确任务,研究具体措施,迅速开展工作,集中时间和人员进行各类档案的收集整理,查缺补漏,加强科室单位间的联系,确保档案整理质量。

  (三)严肃纪律,规范管理

  各科室和所属各单位要严格按照本方案以及文件归档范围的规定,要不折不扣、毫无遗漏地收集整理档案资料,移交给综合档案室,集中统一管理,凡因档案资料收集不配合、不支持、移交不及时,不完整而发生的遗失、损毁、泄密等问题,要追究相关责任人的责任。

  (四)加强督办,确保进度

  政府办公厅档案管理达标领导组将定期进行检查督办,全面掌握档案收集整理进展情况,检查收集整理档案质量,协调解决各种具体问题,确保档案管理达标工作顺利进行,按时达标。